RINGKASAN SIA BAB 13

Siklus Pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut.

1. Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
2. Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
3. Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
4. Bagaimana teknologi informasi (TI – information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
5. Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
6. Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar, yaitu:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas

Gambar 13.1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

Gambar 13.2 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

Gambar 13.3 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

Gambar 13.4 Ancaman dan Pengendaian dalam Siklus Pengeluaran

Gambar 13.5 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

• Economic order quanitiy (EDQ), adalah ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.
• Reorder point adalah menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.
• Material requirements planning (MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
• Sistem persediaan just-in-time (JIT Inventory System) adalah sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.
• Permintaan pembelian (purchase requisition) adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner, menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.
• Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

1. Harga
2. Kualitas bahan baku.
3. Keandalan dalam pengiriman.

• Pesanan pembelian (purchase order) adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.
• Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) adalah sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.
• Vendor-managed inventory (VMI) adalah praktik di mana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.

• Laporan penerimaan (receiving report) adalah sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan kuantitas diterima.
• Memo debit adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.

• Paket voucher (voucher package) adalah seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
• Sistem nonvoucher adalah sebuah metode untuk memproses utang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.
• Sistem voucher adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan sistem nonvoucher.
• Voucher pencairan (disbursement voucher) adalah dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.
• Evaluated receipt settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
• Kartu pengadaan (procurement card) adalah sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

• Dana imprest (imprest fund) adalah sebuah rekening kas dengan dua karakteristik:

1. Ini sudah diatur dengan jumlah tetap, seperti $100, dan
2. Voucher diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.