RINGKASAN SIA BAB 12

Siklus Pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut.

1. Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
4. Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
5. Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
6. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan yaitu:

• Entri pesanan penjualan.
• Pengiriman.
• Penagihan.
• Penerimaan kas.

Margin pendapatan adalah sebuah metric untuk mengevaluasi keseluruhan kinerja dari aktivitas siklus pendapatan.

Tabel 12.1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Tabel 12.2 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Tabel 12.3 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Tabel 12.4 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan, saat ini dokumen pesanan penjualan (sales order) biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer (menariknya, banyak sistem ERP terus merujuk layar entri data ini sebagai dokumen).

PROSES

Cara lain bagi pelanggan untuk memasukkan entri data sendiri adalah dengan menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan.

PERSETUJUAN KREDIT

Batas kredit (credit limit) adalah saldo rekening maksimum yang diizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar.

Daftar umur piutang (account receivable aging report) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding).

MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan penjualan; kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas yang tersedia. Jika tidak ada persediaan di tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (backorder) akan dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang diminta.

Sekalipun ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman.

MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak khusus, disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management system – CRM), yang berfungsi mengatur informasi mengenai pelanggan dengan cara memfasilitasi layanan yang efisien dan personal.

MENGIRIM PESANAN

• Slip of packing adalah sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman.
• Bill of lading adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggungjawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam transit.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice), yaitu sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan mengirimkan pembayarannya.

PEMELIHARAAN PIUTANG

Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju. Metode faktur terbuka adalah metode untuk memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur.  Didalam metode ini terdapat nota pengiriman uang yaitu sebuah salinan faktur penjualan yang dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang mengindikasikan faktur, laporan, atau hal-hal lain yang dibayarkan.

Metode saldo maju, yaitu metode pemeliharaan piutang yang mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan, bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap saldo rekening, bukan dengan faktur tertentu. Didalam metode ini terdapat laporan bulanan yaitu sebuah dokumen yang mencantumkan seluruh transaksi yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo rekening terakhir pelanggan.

Penagihan siklus (cycle billing) yaitu menghasilkan laporan bulanan bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda.

Memo kredit (credit memo) adalah sebuah dokumen yang disetujui oleh manajer kredit, yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.

• Daftar pengiriman uang (remittance list) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat.
• Peti uang (lockbox) adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelangggan tersebut mengirimkan uangnya.
• Peti uang elektronik adalah pengaturan peti uang di mana bank secara elektronik mengirimkan informasi tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah uang yang disetorkan segera setelah menerima pembayaran.
• Electronic Funds Transfer (EFT) adalah transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan secara online.
• Financial Electronic Data Interchange (FEDI) yaitu kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu paket elektronik.
• Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan sebuah universal payment identification code (UPIC – kode identifikasi pembayaran universal) dari banknya. UPIC adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya.
• Anggaran arus kas (cash flow budget) adalah sebuah anggaran yang menunjukkan proyeksi arus kas masuk dan arus kas keluar untuk periode tertentu.