RINGKASAN SIA BAB 20

Perusahaan-perusahaan mengubah sistem mereka untuk alasan sebagai berikut.

1. Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis.
2. Perubahan teknologi.
3. Peningkatan proses bisnis.
4. Keunggulan kompetitif.
5. Peningkatan produktivitas.
6. Integrasi sistem.
7. Umur sistem dan kebutuhan penggantian.

• Siklus hidup pengembangan sistem adalah sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah sistem baru.
• Analisis sistem adalah langkah pertama SDLC di mana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan.
• Desain konseptual adalah SDLC kedua di mana para analisis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan pengguna, mengidentifikasi  dan mengevaluasi alternative desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut dikendalikan.
• Desain fisik adalah langkah SDLC ketiga di mana persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemahkan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengkode dan menguji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database, mengembangkan prosedur, dan mengimplementasikan pengendalian.
• Implementasi dan konversi adalah langkah SDLC keempat di mana perusahaan mempekerjakan dan melatih para pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur, menetapkan standard an pengendalian, melengkapi dokumentasi, berpindah ke sistem baru, dan mendeteksi dan mengoreksi defisiensi desain.
• Operasi dan pemeliharaan adalah langkah kelima SDLC di mana sistem tersebut secara periodic ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat.
• Panitia pengarah sistem informasi adalah manajemen tingkat tinggi yang merencanakan dan mengawasi fungsi SL, menetapkan kebijakan SI yang mengatur SIA, memastikan panduan dan pengendalian manajemen puncak, serta mengoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas sistem.
• Analisis sistem adalah seseorang yang membantu pengguna menentukan kebutuhan informasinya, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.
• Pemrogram komputer adalah seseorang yang menulis dan menguji program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis serta memodifikasi dan merawat program komputer yang ada.

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan:

1. Rencana pengembangan proyek. Sebuah rencana pengembangan proyek adalah dokumen yang menunjukkan  kebutuhan proyek (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), sebuah analisis biaya-manfaat, serta bagaimana sebuah proyek akan diselesaikan (modul atau tugas untuk dijalankan, siapa yang akan menjalankannya, dan waktu penyelesaian).
2. Rencana induk. Rencana induk adalah rencana yang menjelaskan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanakan, dan kriteria prioritas.

• Program evaluation and review technique (PERT) adalah sebuah cara untuk merencanakan, mengembangkan, mengoordinasi, mengendalikan, dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas pengembanagan sistem, seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya di antara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditunjukkan pada sebuah diagram PERT.
• Jalur kritis adalah jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek tertunda.
• Bagan gantt adalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek. Grafik tersebut menunjukkan aktivitas proyek di sisi kiri, unit waktu di atas, dan waktu tiap aktivitas diharapkan untuk dijalankan sebagai sebuah batang horizontal.

Studi kelayakan (feasibility study) adalah sebuah penyelidikan untuk menentukan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau sistem baru.

Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan.

1. Kelayakan ekonomi (economy feasibility). Menentukan apakah manfaat sistem mendukung waktu, uang dan sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
2. Kelayakan teknis (technical feasibility). Menentukan apakah sistem yang diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang tersedia.
3. Kelayakan hukum (legal feasibility). Menentukan apakah sistem yang diajukan akan mematuhi seluruh hukum Negara dan Negara bagian yang berlaku, regulasi pihak administratif, dan kewajiban kontraktual.
4. Kelayakan penjadwalan (scheduling feasibility). Menentukan apakah sistem yang diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan.
5. Kelayakan operasional (operational feasibility). Menentukan apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan sistem tersebut.

Model penganggaran modal (capital budgeting model) adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya.

Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan.

1. Payback period. Payback period adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk menghitung jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya awalnya.
2. Nilai sekarang bersih (net present value – NPV). NPV adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang mendiskontokan seluruh arus kas masa depan yang diestimasi kembali ke masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Tingkat pengembalian internal (internal rate of return – IRR). IRR adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekarang total simpanan.

Aspek perilaku perubahan (behavioral aspect of change) adalah cara positif dan negative orang-orang bereaksi terhadap perubahan, mengelola reaksi perilaku ini krusial untuk mengimplementasikan sebuah sistem baru dengan sukses.

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk berikut ini.

1. Ketakutan.
2. Dukungan manajemen puncak.
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya.
4. Komunikasi.
5. Sifat perubahan yang mengganggu.
6. Cara perubahan diperkenalkan.
7. Bias dan emosi.
8. Karakteristik dan latar belakang pribadi.

Perlawanan biasanya berupa salah satu dari ketiga bentuk ini, yaitu.

1. Agresi. Agresi adalah perlawanan terhadap perubahan yang dikehendaki untuk menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem, seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.
2. Proyeksi. Proyeksi adalah perlawanan terhadap perubahan dengan menyalahkan apapun dan segalanya pada sistem baru, sehingga sistem menjadi kambing hitam atas seluruh masalah dan kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.
3. Unsur manusia, biasanya merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah perusahaan dalam mengimplementasikan sebuah sistem, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut.

• Memperoleh dukungan manajemen.
• Memenuhi kebutuhan pengguna.
• Melibatkan pengguna.
• Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru.
• Menghindari emosionalisme.
• Memberikan pelatihan.
• Memeriksa ulang evaluasi kinerja.
• Menjalin lini komunikasi yang terbuka.
• Menguji sistem.
• Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakuan sistem seperti manusia.
• Mengendalikan ekspektasi pengguna.

• Permintaan untuk pengembangan sistem adalah sebuah permintaan tertulis untuk sebuah sistem baru atau peningkatan sistem yang menjelaskan masalah-masalah sistem saat ini, alasan untuk perubahan, serta tujuan, manfaat, dan biaya sistem yang diajukan.
• Penyelidikan awal adalah sebuah penyelidikan permulaan untuk menentukan apakah sebuah usulan sistem baru dibutuhkan dan layak.
• Proposal untuk menjalankan analisis sistem adalah sebuah permintaan untuk menyelesaikan fase analisis sistem bagi sebuah proyek yang membuatnya melalui penyelidikan awal.
• Survey sistem adalah sebuah studi ekstensif dari SIA saat ini yang memiliki tujuan-tujuan sebagai berikut.

1. Mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur dan arus informasi perusahaan, kekuatan dan kelemahan SIA; serta ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak dan personel.
2. Membuat penilaian pendahuluan atas kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa depan, serta menentukan luasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
3. Mengembangkan hubungan kerja dengan para pengguna, dan membangun dukungan bagi SIA.
4. Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menjalankan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.

• Dokumentasi sistem adalah sebuah deskripsi lengkap mengenai bagaimana sistem harusnya bekerja, termasuk salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, salinan dokumen, dan model.
• Model fisik adalah deskripsi mengenai bagaimana sebuah sistem berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen, proses-proses komputer yang dijalankan,orang-orang yang menjalankan, dan peralatan yang digunakan.
• Model logika adalah deskripsi sistem yang berfokus pada aktivitas mendasar apa yang dijalankan dan arus informasi terlepas dari bagaimana aliran tersebut sesungguhnya diselesaikan.
• Laporan survey sistem adalah sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survey sistem, termasuk seluruh dokumentasi yang relevan.

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan SIA.

1. Tanya para pengguna apa yang mereka butuhkan.
2. Menganalisis sistem eksternal.
3. Memeriksa sistem yang ada.
4. Buat sebuah prototipe.

Laporan analisis sistem adalah laporan komprehensif berisi rangkuman analisis sistem yang mendokumentasikan temuan-temuan aktivitas analisis.