RINGKASAN SIA BAB 2

Siklus pengolahan data (data processing cycle) adalah operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan.

Gambar 1.1 Empat Siklus Pengolahan Data

Langkah-langkah dalam pemrosesan input adalah:

1. Mengambil data transaksi dan memasukannya ke dalam sistem.
2. Memastikan data yang diambil akurat dan lengkap.
3. Meyakinkan kebijakan perusahaan diikuti.

Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber (source documents) yaitu kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka. Lalu ada dokumen turnaround (turnaround documents) adalah output perusahaan untuk pihak eksternal, yang sering kali menambahkan data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input.

1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.

Akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses. Berikut konsep-konsep dan definisi penyimpanan data dasar.

Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum (general ledger) adalah ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang usaha.

Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut. Beberapa teknik pengodean adalah sebagai berikut.

1. Kode urutan (sequence code), yaitu item-item yang diberikan nomor secara berurutan sehingga perbedaan dalam kode urutan akan mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi.
2. Kode blok (block code), yaitu blok angka yang dicadangkan untuk kategori data tertentu, sehinggga akan membantu untuk mengatur data.
3. Kode grup (group code), yaitu dua atau lebih subgroup digit yang digunakan untuk kode item.
4. Kode mnemonik (mnemonic code), yaitu huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item.

Bagan akun (chart of account) merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum.

• Jurnal umum (general journal) yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin.
• Jurnal khusus yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang.

Jejak audit (audit trail) adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar.

• Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang perseediaan, dan pelanggan.
• Setiap entitas memiliki atribut (attributes) yaitu sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database.
• Field adalah porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan.
• Catatan adalah seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas.
• Nilai data adalah nilai aktual yang disimpan dalam field.
• File adalah seperangkat record yang secara logika berhubungan, seperti record penggajian semua karyawan.
• File induk (master file) adalah file permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi.
• File transaksi adalah file yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu.
• Database adalah seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat, yang disimpan dengan sedikit redundansi data.

1. Membuat (creating) record data baru.
2. Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya. Pembaruan yang dilakukan secara periodik disebut sebagai pemrosesan batch (batch processing).
4. Menghapus (deleting) data.

Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk, yaitu:

1. Dokumen, yaitu catatan transaksi atau data perusahaan lain.
2. Laporan, yaitu output sistem yang disusun dengan urutan yang bermakna, yang digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis
3. Database query (pertanyaan) yaitu suatu permintaan database untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab pertanyaan.

Sistem enterprise resource planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi.

1. Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan).
2. Sumberdaya manusia dan penggajian.
3. Memesan ke kas (siklus pendapatan).
4. Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran).
5. Manufaktur (siklus produksi).
6. Manajemen proyek.
7. Manajemen hubungan pelanggan.
8. Alat sistem.

1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan.
2. Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda.
3. Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
4. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
5. Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antarunit bisnis.
6. Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi pelanggan sebelumnya.
7. Pabrik manufaktur menerima pesanan haru secara real-time, dan otomatisasi proses manufaktur membuat produktivitas meningkat.

1. Biaya.
2. Jumlah waktu yang diminta.
3. Perubahan proses bisnis.
4. Kompleksitas.
5. Resistansi.